経費処理は税務調査で頻繁に指摘を受ける分野の一つです。適切な証憑管理と処理方法を理解することで、調査時の指摘を最小限に抑えることができます。本記事では、経費処理における注意点と証憑管理のポイントについて詳しくご説明いたします。
経費処理で最も重要なのは、事業との関連性を明確に示すことです。支出が事業の遂行に必要であり、その支出により事業上の利益を得る目的があることを客観的に証明できる資料を準備します。特に交際費、福利厚生費、雑費などは、事業目的が不明確になりやすいため、支出の目的と効果を具体的に記録しておくことが重要です。
交際費と会議費の区分は複雑な論点です。会議費として処理するためには、一人当たり5,000円以下であること、会議等に通常要する費用であることが要件となります。領収書の裏面には参加者名、人数、会議の目的、場所を記載し、議事録がある場合は保存しておきます。接待的要素が強い支出は交際費として処理し、適用限度額を確認します。
旅費交通費の処理では、出張の目的、期間、場所、参加者を明確に記録します。出張報告書を作成し、業務内容と成果を文書化することで、事業関連性を証明します。電車やバスなど領収書の取得が困難な交通費については、出張精算書に詳細を記載し、合理的な金額であることを確認します。宿泊費については、宿泊証明書や領収書を必ず保存します。
消耗品費では、購入品目と使用目的を明確にします。文房具、事務用品、工具、作業用品など、事業で使用することが明らかな物品であることを証明できるよう、購入時の状況を記録しておきます。高額な消耗品については、固定資産との区分（10万円未満または20万円未満）を確認し、適切な処理を行います。
水道光熱費は事業用とプライベート用の区分が問題となる場合があります。自宅兼事務所の場合は、事業使用割合を合理的に算定し、その根拠を文書化しておきます。使用面積比、使用時間比、電力使用量比などの客観的な指標を用いて按分計算を行い、継続的に同じ方法を適用することが重要です。
通信費についても、事業用とプライベート用の区分に注意が必要です。携帯電話やインターネット料金の事業使用割合を適切に算定し、根拠を明確にします。複数の回線がある場合は、それぞれの使用目的を明確にし、適切な科目で処理します。IP電話やクラウドサービスの利用料も含めて、総合的に管理することが重要です。
証憑管理においては、領収書の記載内容の充実が重要です。日付、金額、支払先に加えて、購入品目、使用目的、参加者などの詳細情報を記載または添付します。領収書が入手できない場合は、支払証明書や出金伝票を作成し、支払事実と支払理由を明確に記録します。電子レシートの場合も、印刷または適切な電子保存を行います。
クレジットカード利用明細や銀行振込明細も重要な証憑です。これらの明細と領収書を照合し、支払事実を確認します。クレジットカードの利用明細だけでは支払内容が不明確な場合があるため、詳細な領収書や請求書を必ず保存しておきます。インターネット決済の場合は、決済完了画面の印刷や決済通知メールの保存も有効です。
最後に、経費の月次チェック体制の構築をお勧めします。毎月の経費明細を前年同月や同業他社と比較し、異常な変動がないか確認します。特定の科目が急増している場合は、その原因を調査し、適切な処理が行われているか検証します。このような日常的なチェックにより、税務調査時の指摘を予防することができます。